Onze privacy policy.

OfficeGrip B.V., hierna te noemen OfficeGrip, hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.

Als OfficeGrip zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die u of uw organisatie ons verstrekt. Die verantwoordelijkheid nemen wij uiterst serieus. Indien u na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin vragen of opmerkingen heeft, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan dit document.

Persoonsgegevens.

OfficeGrip beheert en verwerkt persoonsgegevens van werknemers, klanten en relaties in diverse (informatie)systemen. Deze verwerkingen vinden plaats om uiteenlopende redenen; bijvoorbeeld op basis van wettelijke en/of contractuele verplichtingen, op grond van de werkgever-werknemer-relatie, vanwege bedrijfsbelang, of op verzoek van de betrokkene. OfficeGrip verwerkt persoonsgegevens conform toepasselijke (inter)nationale wet– en regelgeving, contracten met klanten en leveranciers, afspraken met de personeelsvertegenwoordiging en het beleid van OfficeGrip.

Beveiliging persoonsgegevens.

OfficeGrip behandelt persoonsgegevens vertrouwelijk en met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Opgeslagen persoonsgegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor medewerkers van OfficeGrip voor zover dat omwille van hun functie noodzakelijk is.
Alle personen die namens OfficeGrip van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
OfficeGrip beveiligt haar gegevens tegen verlies en/of tegen enige vorm van onrechtmatig gebruik of onrechtmatige verwerking. Daarbij maakt OfficeGrip gebruik van passende technische en organisatorische maatregelen, rekening houdend met de stand van de techniek.
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
OfficeGrip is echter niet aansprakelijk voor enige gevolgen van het ter beschikking stellen van gegevens aan OfficeGrip.

Gegevensverstrekking aan derden.

OfficeGrip deelt geen persoonsgegevens met derde partijen zonder voorafgaande, expliciete instemming van de betrokkenen, tenzij er sprake is van wettelijke verplichtingen bijvoorbeeld in het kader van onderzoeken door gerechtelijke organisaties en/of toezichthouders.

Gegevensverwerking in de praktijk.

OfficeGrip en haar personeel respecteren de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Hierop wordt toegezien door de Functionaris Gegevensbescherming (FG) zoals ingesteld conform en gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Daarnaast kunnen de medewerkers terecht bij de Functionaris Gegevensbescherming voor vragen en ondersteuning.

Telefoongesprekken en Instant Messaging-berichten kunnen worden opgenomen door medewerkers van OfficeGrip-support- of serviceafdelingen voor trainings- en coaching-doeleinden of voor de uitvoering van een overeenkomst. Alle belanghebbenden en betrokkenen zullen hierop gewezen worden en er zal gelegenheid worden geboden de registratie (opname) te voorkomen. De opnames worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk en zijn niet toegankelijk voor onbevoegden.

Schriftelijke elektronische communicatie wordt opgeslagen zolang de ontvanger besluit om het bericht te bewaren. Verder is het mogelijk dat berichten gericht permanent worden bewaard. Ook moeten (federatieve) gebruikers van Instant Messaging ervan uitgaan dat conversaties, conference calls, gedeelde schermen of audio conversaties worden bewaard door OfficeGrip en/of haar medewerkers. OfficeGrip-medewerkers worden erop gewezen dat tijdens vertrouwelijke conversaties de identiteit (en legitieme aanwezigheid) van de deelnemers (al dan niet continu) wordt geverifieerd. Iedere deelnemer aan dit berichtenverkeer heeft het recht om registratie en/of opname te verbieden of de conversatie te verlaten.

Minderjarigen.

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Externe dienstverleners en andere sites

OfficeGrip kan voor de levering van haar diensten gebruik maken van derden. Voor de diensten die door of met behulp van derden worden geleverd, zijn de voorwaarden en privacyregels van de betreffende partner c.q. derde van toepassing. U wordt aangeraden de privacyverklaring van deze partner c.q. derde te raadplegen.

De partners waar OfficeGrip mee werkt zijn onder andere, maar niet uitsluitend:

  • Microsoft
  • Teamviewer
  • Mailchimp
  • Bittitan
  • Fortinet
  • HPE Aruba Networks

 

Bezoekers website OfficeGrip.

OfficeGrip verwerkt persoonsgegevens wanneer gebruikers gebruik maken van onze diensten en/of omdat de gebruiker deze zelf aan ons verstrekt. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming zullen niet worden verwerkt. OfficeGrip verwerkt persoonsgegevens voor kwaliteitsverbetering van de website, het uitvoeren van de dienstverlening, informeren over wijzigingen in diensten en producten, betere afstemming van producten en diensten op gebruikersvoorkeuren en het versturen van de nieuwsbrief en/of reclamefolder.

Cookies.

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. OfficeGrip gebruikt functionele, analytische en tracking-cookies. Bij een eerste bezoek aan de website wordt de bezoeker geïnformeerd over deze cookies.

OfficeGrip gebruikt enerzijds cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt. Daarnaast worden cookies geplaatst die het surfgedrag bijhouden om op maat gemaakte content te kunnen aanbieden. Afmelden voor cookies kan door de instellingen van uw internetbrowser te wijzigen. Daarnaast kan ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderd worden.

Bewaren van persoonsgegevens.

OfficeGrip zal persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld. Wanneer er wettelijke verplichtingen gelden voor het bewaren van gegevens zal OfficeGrip zich hier aan houden. Alle persoonsgegevens zullen worden vernietigd wanneer deze niet langer bewaard hoeven te worden.

Informatie, inzage en correctie gegevens en recht van verzet.

OfficeGrip is altijd bereid om duidelijk te maken welke informatie over u wordt verzameld en met welk doel. U kunt tevens altijd inzicht krijgen in uw gegevens die door OfficeGrip zijn verwerkt en deze gegevens desgewenst laten aanpassen of laten verwijderen. Ook kunt u bezwaar maken tegen het ontvangen van informatie of gerichte aanbiedingen van OfficeGrip via e-mail of post. Indien u van een van deze mogelijkheden gebruik wil maken dan kunt u dat schriftelijk doen via:

OfficeGrip B.V.
T.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Blauwhekken 5
4751XD Oud-Gastel

E-mail: privacy@officegrip.nl

Wijziging van deze privacyverklaring.

OfficeGrip behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze Privacyverklaring. Elke aanpassing zal op deze pagina worden gepubliceerd. Het is raadzaam om deze Privacyverklaring geregeld te raadplegen om op de hoogte te blijven van de inhoud van de geldende Privacyverklaring. Deze Privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 12/11/2018.