Client & Quality Management

Jeroen is Client & Quality manager bij OfficeGrip. In dit blog zal hij meer vertellen over wat iemand in zijn functie precies doet en hoe het is om als Client & Quality manager te werken voor OfficeGrip.

 

Wat zijn jouw dagelijkse werkzaamheden?

Als Client & Quality manager houd je je vooral bezig met onze huidige cliënten. Een groot gedeelte van alle vragen komt binnen via de Support afdeling. Ik probeer dagelijks deze vragen zo goed mogelijk af te handelen, zodat onze cliënten tevreden zijn. Het is in mijn functie erg belangrijk dat ik weet wat voor bedrijven ik voorzie van advies. Dit zorgt er namelijk voor dat ik onze cliënten zo goed mogelijk van dienst kan zijn. Het is voor mij als Client & Quality manager ook erg belangrijk dat ik weet wat OfficeGrip haar producten en diensten zijn en hoe deze het beste aansluiten op de wensen en behoeften van de cliënten. In mijn dagelijkse werkzaamheden is namelijk veel sprake van overleg met externe bedrijven. Tijdens een overleg moet ik met een advies komen waar de klant echt iets aan heeft. Dit kan soms resulteren in extra kosten. Het overbrengen van de boodschap kan dus soms lastig zijn. In dit soort situaties is het belangrijk dat ik duidelijk maak dat sommige beslissingen op het lange termijn juist voordeliger zullen zijn. Een Client & Quality manager heeft namelijk geen salestargets of KPI’s die gehaald moeten worden. Alles draait om het voorzien van het beste advies voor OfficeGrip haar partners. Mijn dagelijkse werkzaamheden bestaan dus vooral uit fungeren als aanspreekpunt en het geven van advies.

Hoe zit het met klantencontact?

 Gezien de enorme groei die OfficeGrip in de laatste jaren heeft doormaakt is het voor één Client & Quality manager niet mogelijk om alle cliënten constant te bezoeken. Met de meeste wordt er dan ook zowel telefonisch als via de e-mail gecommuniceerd. De grotere klanten worden uiteraard wel bezocht en natuurlijk is er altijd de mogelijkheid voor klanten om langs te komen bij OfficeGrip om bepaalde zaken te bespreken. Zodra er sprake is van een uitbreiding van collega’s op mijn afdeling, zal er natuurlijk meer tijd kunnen worden vrijgemaakt voor de kleinere bedrijven. Mijn visie hierop is dat we samen met deze bedrijven maandelijks of per kwartaal afspraken gaan inplannen over hoe het met hun organisatie gaat, wat de laatste ontwikkelingen zijn en waar ze eventueel tegenaan lopen. Ik ben namelijk van mening dat je onze cliënten tevreden houdt door proactief aandacht aan ze te besteden. Dit zorgt er namelijk voor dat eventuele problemen vroegtijdig kunnen worden getackeld. Ik vind het persoonlijk erg leuk om organisaties te adviseren in hun mogelijkheden om bijvoorbeeld te besparen of juist te investeren in bepaalde diensten.

Hoe ziet een werkdag er bijvoorbeeld uit?

Mijn werkdag begint meestal met het beantwoorden van vragen of zaken die ik ontvangen heb op mijn mail. Daarnaast bestaat een werkdag voor mij uit veel contact met collega’s op de werkvloer. Een Client & Quality manager is echt een spin in het web om het zo maar te stellen. Afgelopen week was ik bijvoorbeeld bezig met een stukje interne procesoptimalisatie die betrekking had op bepaalde hardware van onze cliënten. Zowel OfficeGrip als onze cliënten hadden baat bij dit voorbeeld. Dit maakt het dus een interessante kwestie voor mij om op te lossen.

Hoe zorg jij ervoor dat onze klanten tevreden zijn?

Ik wil het liefste al onze klanten proactief benaderen. Momenteel is dit erg lastig omdat mijn afdeling te klein is om dit te kunnen doen. Toch probeer ik dit zoveel mogelijk te doen. Organisaties die ik nu proactief benader komen namelijk niet reactief naar mij toe met vragen of problemen. Dit is dan ook de situatie die ik wil creëren voor onze klanten en OfficeGrip. Ik doe dit door bijvoorbeeld cliënten op te bellen om te vragen hoe het met ze gaat. Je merkt dat dit erg wordt gewaardeerd. In de toekomst zal dit nog frequenter en beter gaan gebeuren aangezien de Client & Quality afdeling zal worden uitgebreid met extra managers. Wat veel organisaties ook tevreden maakt is het feit dat ik geen targets of KPI’s heb. Dit zorgt ervoor dat het gesprek dat wordt gevoerd een goed gevoel geeft aan het gesprekspartner omdat deze centraal staat.

Waarom haal jij je energie uit relatiebeheer?

Het oprecht adviseren van wat organisaties nodig hebben is hetgeen waar ik heel veel energie uit haal. Ik vind het erg mooi om te zien dat het advies wat ik geef aan organisaties nut heeft. Het is leuk om organisaties te zien groeien met het advies dat ik ze gegeven heb. Dit is overigens ook de kracht van OfficeGrip, het meeste uit beide organisaties halen.

Waarom haal ik plezier uit mijn werk bij OfficeGrip?

Plezier op de werkvloer staat bij mij erg in relatie met de collega’s waarmee ik werk. Zoals eerder genoemd werk ik veel met mijn collega’s waardoor ik deze ook goed leer kennen.  Je hebt bij OfficeGrip een heel hecht team dat echt klaar staat om elkaar te helpen. Er gaat ook geen dag voorbij dat je niet met elkaar lacht, iets wat ik persoonlijk erg belangrijk vind. Verder heb ik dus veel contact met OfficeGrip haar cliënten wat voor de nodige variatie in mijn werkzaamheden zorgt. Ik vind het ook fijn om af en toe lekker het kantoor uit te gaan om een klant te bezoeken. Op deze manier bezoek je namelijk veel verschillende plekken en krijg je bij elk bezoek weer ‘een kijkje in de keuken’.

Waarom moeten organisaties business partner worden met OfficeGrip?

Ik ben van mening dat OfficeGrip over ontzettend veel kennis beschikt over de diensten die ze als organisatie levert. Waarschijnlijk komt dit omdat de core business van OfficeGrip al 10 jaar hetzelfde is: het MKB voorzien van de beste ICT oplossing in de cloud. Bij OfficeGrip werkt een jong team dat over ontzettend veel ervaring beschikt. Omdat het team jong is maakt het de organisatie erg dynamisch en flexibel. OfficeGrip is geen multinational wat betekent dat we snel kunnen schakelen wanneer dit nodig is. De lage gemiddelde leeftijd zorgt ervoor dat iedereen elke dag zin heeft om zijn beste eruit te halen en er echt iets moois van te maken. Succesvol zijn ben je op het lange termijn, en dit kun je als organisatie alleen doen als je van betekenis bent voor je cliënten.